Sebanyak mana anda ingin mempercayai bahawa anda hidup dalam era digital sepenuhnya, masih banyak dokumen kertas yang digunakan setiap hari. Sebilangan besar kontrak memerlukan tandatangan asal dalam dakwat, invois dan slip pembungkusan dicetak dan dihantar dengan setiap pesanan dan dokumen tawaran biasanya dicetak dan terikat ke dalam buku. Anda perlu menggunakan idea pemfailan dan organisasi untuk memastikan anda dapat mengakses kertas penting dengan mudah.
Pengarkiban
Sekiranya anda membenarkan fail aktif anda dicampurkan dengan fail yang anda arkibkan, maka itu boleh menjadikan pencarian dokumen semasa menjadi lebih sukar daripada yang sepatutnya. Buat dua sistem pemfailan di dalam kabinet pengisian anda. Jadikan bahagian atas fail aktif kabinet anda, dan bahagian bawah fail anda yang diarkibkan. Fail yang anda arkibkan biasanya memerlukan lebih banyak ruang, jadi biarkan lebih banyak ruang laci di kabinet pemfailan anda untuk fail-fail tersebut. Letakkan fail aktif di bahagian atas kabinet untuk akses mudah, dan letakkan fail yang diarkibkan di bahagian bawah.
Pengekodan Warna
Apabila anda melihat laci kabinet fail yang penuh dengan folder manila, semuanya boleh kelihatan sama. Salah satu cara untuk menjadikan pencarian fail yang betul lebih mudah adalah dengan menggunakan sistem pengekodan warna pada folder fail anda. Anda boleh membeli pelekat berwarna untuk folder fail anda di mana-mana kedai bekalan pejabat. Anda boleh menggunakan warna untuk menetapkan jabatan yang berlainan, membezakan fail kewangan daripada bukan kewangan atau memecah fail mengikut tanggungjawab eksekutif. Untuk menolong orang lain menggunakan sistem pengekodan warna anda, buat panduan pada sehelai kertas 8 1/2 inci dengan 11 inci biasa yang mempunyai pelekat di atasnya bersama dengan apa yang dimaksudkan oleh pelekat.
Sub-Folder
Sekiranya anda mempunyai maklumat yang dapat dipisahkan dengan mudah ke dalam sub-kategori, maka anda harus menggunakan sub-folder untuk membantu memasukkan maklumat tersebut. Sebagai contoh, jika anda mempunyai rangkaian fail untuk setiap 50 keadaan, gunakan 50 sub-folder untuk menyimpan maklumat yang terpisah dalam sistem pemfailan anda. Sub-folder dapat membantu anda memisahkan invois aktif dari invois berbayar, memecah rekod kakitangan jabatan yang berbeza atau menyimpan semua maklumat untuk setiap pesanan pembelian yang dikumpulkan mengikut nombor pesanan pembelian.
Pastikan Teratur
Buat peraturan pejabat bahawa hanya sekelompok kecil orang yang ditunjuk yang dibenarkan untuk menarik fail dan memasukkan fail ke dalam kabinet. Sekiranya anda membenarkan sesiapa sahaja di syarikat itu mengakses fail, akhirnya sistem pemfailan akan diabaikan dan akan timbul kekeliruan. Hanya izinkan orang tertentu yang mengetahui sistem untuk menarik fail bagi mereka yang memerlukannya, dan mengembalikan fail apabila selesai.